許多人在從事會(huì)議規(guī)劃時(shí)，都以"方便"--主席的方便以及與會(huì)者的方便，作為會(huì)議選址的依據(jù)。這樣做并不妥當(dāng)，因?yàn)?quot;方便"只是會(huì)議選址的諸種考慮之一。會(huì)議選址至少應(yīng)顧及下列七個(gè)條件：
    (1)場(chǎng)地必須有空檔且可供使用。

    (2)場(chǎng)地必須夠大以便容納與會(huì)者及視聽(tīng)器材。有人認(rèn)為平均每一位與會(huì)者若能擁有1.5米2的空間，才算理想。

    (3)必須擁有包括桌椅在內(nèi)的適當(dāng)家具。會(huì)議時(shí)間愈長(zhǎng)，所使用的桌椅愈應(yīng)令與會(huì)者感到舒服。不過(guò)，卻不應(yīng)該令與會(huì)者舒服到無(wú)心開(kāi)會(huì)的地步。

    (4)必須擁有充足的照明及通風(fēng)設(shè)備。

    (5)必須能免于聲音、電話(huà)、訪(fǎng)客等干擾，以防與會(huì)者分心。

    (6)必須令主席及與會(huì)者大致方便。

    (7)成本必須低廉。

    以上七個(gè)條件之中，前四個(gè)可視為任何會(huì)議地點(diǎn)的必備條件，缺一不可，但后三個(gè)條件則往往因相互沖突而無(wú)法同時(shí)具備。例如為節(jié)省開(kāi)支及令與會(huì)者大致方便，主席將會(huì)議地點(diǎn)定在與會(huì)者辦公室的附近。但是，由于會(huì)議地點(diǎn)太接近辦公室，就會(huì)在會(huì)議進(jìn)行中常有電話(huà)或訪(fǎng)客的干擾。此外，與會(huì)者也常在會(huì)議進(jìn)行中伺機(jī)進(jìn)出會(huì)場(chǎng)。反過(guò)來(lái)說(shuō)，倘若為了令與會(huì)者專(zhuān)心開(kāi)會(huì)，主席遂將會(huì)議地點(diǎn)改在遠(yuǎn)離與會(huì)者辦公的地方。但是會(huì)議地點(diǎn)遙遠(yuǎn)，不但令與會(huì)者感到不便，而且也令會(huì)議成本因而提高。許多管理者對(duì)會(huì)議地點(diǎn)的選擇都有這樣的共同認(rèn)為：一般性的會(huì)議或是為時(shí)較短的會(huì)議，原則上應(yīng)在與會(huì)者辦公室附近召開(kāi)，但是特別重要的會(huì)議或是為時(shí)較長(zhǎng)的會(huì)議，則應(yīng)選擇遠(yuǎn)離與會(huì)者辦公室的地方召開(kāi)。